Föreningsbutik online: QR-kiosk och Swish för idrottsföreningar

Vad en föreningsbutik online är

En föreningsbutik online är föreningens egen kanal för att sälja sådant som hör verksamheten till. Det kan vara kiosken vid planen, en enkel meny med fika, profilkläder inför säsongen, en cup där flera lag säljer samtidigt, eller en förbeställning så att korv och dryck är räknade innan publiken kommer. Köparen är oftast en förälder, en spelare eller en besökare. Betalningen ska hamna hos föreningen, inte hos ett plattformsbolag som tar emot Swish åt er.

I en idrottsförening är det sällan en butik i ordets vanliga bemärkelse. Kassören vill veta vad som sålts. Den som står i kiosken vill slippa räkna totalsummor i huvudet när kön växer i pausen. Styrelsen vill att samma upplägg går att använda igen nästa helg, utan att någon bygger en ny prislista på ett papper.

QRButik är byggt för det läget. Föreningen lägger in varor, skriver ut eller visar en QR-kod, och besökaren beställer på sin telefon. Pengarna går med Swish till föreningens eget nummer. Flera kiosker kan ligga under samma förening när planen tillåter det, till exempel en vid A-planen och en vid cupens servering.

Samma grundidé syns i olika idrotter. En fotbollsförening har ofta rusning i halvtid. En ishockeyförening säljer mellan perioderna. En handbollsförening kan ha flera banor igång samma dag. Fler exempel finns under Utforska.

Så fungerar QR och Swish

Besökaren behöver varken app eller konto. QR-koden på skylten öppnar kiosken i webbläsaren. Där väljer man varor, ser summan och betalar med Swish. Beloppet är redan ifyllt. Referensen följer med så att föreningen kan se vilket köp som hör till vilken betalning.

Det är föreningens Swish-nummer som tar emot pengarna. QRButik står inte som mellanhand för kundernas betalningar. Den som sköter kiosken kan stå kvar vid disken och lämna ut varorna när ordern syns, i stället för att samtidigt ta emot kontanter och skriva en lapp.

Förbeställning fungerar som samma meny, använd innan matchen. Publicera QR-koden i lagchatten eller på anslagstavlan och be folk beställa fika till en viss tid. Då vet kiosken ungefär hur många korvar som behövs, utan att ni lovar en exakt prognos. Under själva matchen använder ni samma kiosk för dem som handlar på plats.

Profilprylar kan ligga i samma lista som fikan, med tydligt namn och pris. Håll listan kort på matchdagen. En lång meny tar tid när kön står stilla. Spara den längre listan till en cup där folk har mer tid, eller till en separat kiosk som bara säljer kläder.

Vill ni se flödet innan ni skapar förening finns demokiosken. Den visar hur en besökare väljer varor. Den är ett exempel, inte en riktig förenings försäljning.

Vad det kostar

Alla priser är inklusive 25 procent moms och gäller QRButik som tjänst, inte Swish-avgiften hos er bank. Gratis är standard: en kiosk, obegränsat antal produkter, Swish-QR och statistik för idag. En liten QRButik-märkning visas. Inget kort behövs.

Event kostar 295 kronor och är ett engångsköp för ungefär en cuphelg. Då ingår flera kiosker, ingen märkning, försäljningsrapport och export i sju dagar. Därefter går föreningen tillbaka till Gratis. Säsong kostar 1 495 kronor per år, cirka 125 kronor i månaden. Då ingår obegränsat antal kiosker så länge prenumerationen är aktiv, flera administratörer och bokföringsexport.

Det finns ingen separat provperiod. Ni börjar på Gratis och köper Event eller Säsong när ni behöver mer. Aktuella planer står på prissidan.

Räkna också med det som inte är QRButiks pris. Swish kan ha en avgift per betalning hos banken eller betaltjänsten. Den avgiften syns inte i QRButik. Varor, svinn och personal i kiosken är föreningens egen kalkyl. En digital meny tar inte bort behovet av att någon steker korven.

Jämför planerna mot hur ofta ni säljer, inte mot en tänkt omsättning ni inte har mätt. En förening som har en kiosk på någon enstaka match klarar sig ofta på Gratis. En cup med flera försäljningsställen samma helg är det Event är till för. En förening som vill ha export och flera administratörer under hela säsongen tittar på Säsong. Ingen av planerna ändrar vem som äger Swish-numret.

Bokföring: filer, inte en direktkoppling

Kassören behöver underlag efter helgen. QRButik exporterar Excel och CSV för översikt, och en SIE4-fil som kan läsas in i ett bokföringsprogram, till exempel Fortnox eller Visma. Det finns ingen direktkoppling till de programmen. Någon i föreningen importerar filen, eller lämnar den till revisorn.

CSV-filen är gjord för kalkylblad: semikolon mellan fälten, decimaltecken komma, datum som ÅÅÅÅ-MM-DD och UTF-8 med BOM så att å, ä och ö syns i Excel. SIE-filen är typ 4 och kodad som PC8. Varje verifierat köp blir ett verifikat där Swish-inbetalningen bokförs mot konto 1930 och försäljningen mot intäktskontot, som standard 3010. Organisationsnummer och konto anges i admin innan ni exporterar.

Artiklarna i kiosken har ingen momssats. Därför delas beloppet inte upp på konton för utgående moms. Om föreningen behöver redovisa moms får kassören göra den fördelningen i bokföringsprogrammet. Väntande betalningar, som ännu inte är markerade som verifierade, tas inte med i SIE-filen.

Praktiskt på matchdagen

Sätt priserna dagen före och ta bort det som är slut. En QR-skylt vid kön, i ögonhöjd, räcker ofta. Ha föreningens Swish-nummer testat med ett litet köp så att ni vet att numret stämmer. Bestäm vem som tittar på orderlistan och vem som lämnar ut varorna, så att inte alla gör båda sakerna.

Vid en cup: en kiosk per plats om avstånden är långa, samma varulista om det går, och en person som är kassör för dagen. Efter sista matchen exporterar ni underlaget medan minnet är färskt. Märk vilka köp som är verifierade mot Swish innan SIE-filen skapas.

Håll menyn stabil under själva rusningen. Att ändra pris mitt i pausen skapar frågor i kön. Nya varor kan vänta till nästa period. Om nätet i hallen är svagt, prova QR-koden på plats innan publiken kommer. Telefonen behöver nå både kiosksidan och Swish.

Skriv en kort lapp till dem som står i kiosken: var QR-koden sitter, vad som görs om en betalning inte syns, och vem som ringer kassören. En betalning som inte går att koppla till en order ska inte gissas i efterhand. Lägg den åt sidan och stäm av mot Swish-historiken när rusningen är över. Det är bättre än att verifiera ett köp ni inte känner igen.

Efter matchen, räkna det som är kvar i kylen eller värmeskåpet och notera svinn för er egen skull. QRButik visar vad som beställts, inte vad som slängdes. Den skillnaden hör hemma i föreningens anteckningar, inte i en automatisk fil.

Kassaregisterkravet och 2027

Många frågar om kiosken kräver ett certifierat kassaregister. De flesta idrottsföreningar behöver inget certifierat kassaregister för den här typen av försäljning. Allmännyttiga ideella föreningar är undantagna från kassaregisterkravet när försäljningen är skattefri, till exempel enklare fika och kioskförsäljning vid matcher och evenemang.

Undantaget gäller inte allt. Ett café som drivs året runt med anställd personal, eller en verksamhet som säljer för mer än fyra prisbasbelopp per år, kan behöva ett certifierat kassaregister. Fyra prisbasbelopp är 238 400 kronor år 2027. Gränsen följer prisbasbeloppet och kan alltså vara en annan siffra ett annat år.

Från den 1 januari 2027 tar övergångsperioden slut för äldre kassaregister. Reglerna om vem som måste ha ett certifierat kassaregister ändras inte av det. Det som ändras är vilka apparater som får användas av dem som redan omfattas av kravet.

Swish räknas som en kortbetalning i de här reglerna. Att kunden swishar i stället för att betala med ett fysiskt kort gör alltså inte i sig att kravet försvinner, om föreningen annars omfattas av det.

QRButik är inte ett certifierat kassaregister enligt skatteförfarandelagen. Tjänsten ersätter inte ett kassaregister och vi påstår inte att en viss förening uppfyller lagen. Föreningen ansvarar själv för bedömningen. Är ni osäkra, fråga er revisor eller Skatteverket. Skatteverket beskriver bokföring och kassaregister för ideella föreningar på sin sida om bokföring och kassaregister.

Så kommer ni igång

Bestäm vilken försäljning den första kiosken ska täcka: matchfika, cup eller en enkel lista med profilprylar. Lägg bara in varor ni faktiskt har. Skriv priset som kunden ska betala, inklusive den moms föreningen själv tillämpar. Sätt Swish-numret och skriv ut QR-koden.

Låt två personer i styrelsen eller kiosken prova ett köp. Kontrollera att beloppet syns både i Swish och i QRButik. Bestäm vem som är kassör och vem som får exportera. När helgen är slut, ta ut CSV eller SIE och stäm av mot Swish innan filen går till bokföringen.

Behöver ni fler kiosker samma helg är Event engångsköpet. Kör ni kiosk hela säsongen kan Säsong passa bättre. Gratis räcker för att prova en kiosk utan kort. Jämför planerna på prissidan och läs mer om upplägget för olika idrotter under Utforska.

Vanliga frågor

Vad är en föreningsbutik online?

En föreningsbutik online är föreningens egen försäljning på nätet eller i kiosken: fika, kioskvaror, profilkläder eller förbeställning inför cup. I QRButik beställer besökaren via QR och betalar med Swish till föreningens nummer.

Behöver föreningen ett certifierat kassaregister?

Många idrottsföreningar behöver inget certifierat kassaregister för enklare fika och kioskförsäljning när försäljningen är skattefri. Ett café året runt med anställd personal, eller försäljning över fyra prisbasbelopp (238 400 kr år 2027), kan behöva det. QRButik är inte ett certifierat kassaregister. Fråga revisor eller Skatteverket om ni är osäkra.

Kopplas QRButik direkt till Fortnox eller Visma?

Nej. Kassören exporterar CSV- och SIE-filer som kan läsas in i bokföringsprogram, till exempel Fortnox eller Visma. Det finns ingen direktkoppling.

Läs mer hos Skatteverket om bokföring och kassaregister för ideella föreningar.